Журналы документов Сервис по работе с входящей и исходящей корреспонденцией

Технологии

Задача

 

Государственное учреждение хотело решить 2 проблемы. При отправке бумажных писем в филиалы было сложно контролировать - кто и когда их получал, когда они зарегистрированы и приняты к реализации. Вторая проблема – архаичный сбор отчетности, проходивший через электронную почту и бумажные документы.

   

Результат

 

Разработанная «Роутим» система электронного документооборота дала головному офису ведомства удобный инструмент контроля и автоматизировала сбор отчетов.

Система позволяет:

  • вести учет бумажных документов в электронной форме (входящие, исходящие, приказы, резолюции);
  • вести постановку и контроль задач сотрудникам;
  • проводить оповещения всех подразделений и филиалов и вести общение сотрудников в общем чате;
  • собирать отчетность и добавлять отчетные формы;
  • отправлять сообщения всем сотрудникам и видеть, кто открыл письмо, а кто его проигнорировал.

Система упростила работу с данными для работников ведомства. Все письма и приказы регистрируются в единой базе, поиск документов стал быстрее благодаря встроенной системе фильтров. Сортировать корреспонденцию стало удобнее благодаря системе тегов. Появилась возможность печатать полноценные журналы учета и копировать записи в почте в один клик. Была исключена возможность повторной регистрации документов. Стало проще готовить проекты резолюций и рассылать их на утверждение.

Для руководства учреждения новая система стала эффективным инструментом контроля, позволяющим наглядно следить за исполнением поставленных задач, дала возможность ставить несколько задач с различными сроками исполнения по одному документу.

Также благодаря внедрению системы упростился процесс сдачи отчетности: сотрудники ведомства получили возможность автоматически сводить консолидированные отчеты, формировать группы участников и кураторов отчетов.

В дальнейших планах – разработка модуля формирования отчетных форм.