ЕИС «МАШУК» Единая информационная система
для проведения ежегодного Северо-Кавказского образовательного форума «Машук»
(г. Пятигорск)

Технологии

Задача

 

Создать единую информационную систему для проведения ежегодного Северо-Кавказского образовательного форума «Машук» (в г. Пятигорск). Когда заказчик (Министерство образования Ставропольского края) обратился к нам, на форуме действовала другая система, но она предоставлялась по платной подписке. Цель, поставленная перед «Роутим» – сделать автономную систему, которая будет принадлежать министерству и не потребует ежегодных расходов.

   

Процесс

 

На форум ежегодно приезжают более 2000 студентов для прохождения обучения и презентации своих социальных и бизнес-проектов. После презентации перед экспертами десятки из них получают гранты на реализацию своих идей. Чтобы определить функционал будущей системы, помимо составления технического задания с заказчиками, нами было проведено множество интервью с чиновниками Полпредства Северо-Кавказского федерального округа и Ставропольского края, организаторами, преподавателями и участниками форума прошлых лет.

   

Результат

 

Система автоматизировала весь процесс регистрации и информирования участников и преподавателей форума.

Важнейшая составляющая форума «Машук» — обучение участников. Поэтому ключевое место в функционале заняла система управления учебным процессом. Она позволила вести гибкое расписание мероприятий и информировать участников форума об изменениях. Была реализована на основе личных кабинетов на сайте форума.

Второй важный элемент — система оценки поведения и активности каждого участника форума, за которые он получал баллы (например, за активность на лекциях). На основе этих данных строится рейтинг участников, лидеры которого получают призы и преимущества при презентации проектов перед экспертами. Данная функция была реализована через модуль отправки смс-сообщений с ограниченным временем их активации, чтобы избежать мошенничества.

В процессе работы над системой выявлялись процессы, которые отнимали много времени и ресурсов. Например, распечатка бейджей для участников в день заезда. В функционал системы был добавлен соответствующий модуль, благодаря которому после регистрации в личном кабинете на сайте форума, для каждого участника автоматически формировался макет бейджа, готового к печати по одному клику.

Также в системе были реализованы:

  • регистрация участников на форум;
  • личные кабинеты участника и преподавателя с разным функционалом;
  • ведение статистики,
  • интеграция с социальной сетью ВКонтакте для мониторинга интересующих хештегов,
  • мониторинг посещений участниками мероприятий форума,
  • информирование участников и получение от них обратной связи через смс.

Некоторые изменения в систему приходилось вносить уже во время форума. Для этого в его дирекцию вошел представитель команды «Роутим», который на месте следил за возникающими потребностями и организовывал их реализацию в офисе разработки. Необходимость многих функций или изменений определялась в течение дня, такие предложения собирались и обобщались на вечерней планерке дирекции форума и вносились нашими специалистами в систему за ночь, чтобы уже на следующий день участники и организаторы могли ими пользоваться. В 2015 г. в системе также был проведен ряд улучшений.

В дальнейшем к системе планируется создать мобильное приложение.