ЛЕТС Ретейл: Сотрудники

Контекст и задача

Крупная аптечная сеть. 
• данные разбросаны между учетными системами, Excel, BI и чатами
• центральный офис поздно видит отклонения по точкам и сотрудникам
• руководитель понимает факт, но не всегда видит следующий шаг
• сотрудник получает план, но не получает ежедневный алгоритм действий
Клиенту нужен был единый цифровой канал для сотрудников — в мессенджере, которым люди уже пользуются каждый день, с автоматической связью с внутренними системами учёта продаж и без необходимости каждый раз звонить в ИТ-отдел, чтобы отправить новость или посчитать рейтинг.

Исследование

Перед разработкой был проведён разбор существующего стека клиента и требований к масштабированию:

• изучены возможности Bot API, библиотеки мессенджеров -  первоначально Telegram, затем MAX  — вебхуки, интерактивные кнопки, отправка файлов, ограничения платформы;
• проработана схема регистрации: заявка сотрудника → ручная активация администратором → привязка мессенджер-аккаунта к корпоративной записи по телефону;
• продуманы правила ролевого доступа (кто видит рейтинг, кому доступна «админка», у кого есть доступ к нескольким аптекам — например, у супервайзеров);
• определены источники и форматы первичных данных
• изучена логика формирования ежедневных показателей: правила и ограничения расчетов, балльная система оценок, ключевые метрики смены/месяца, механика «лидера дня»;
• определены потенциально интересные для заказчика дополнительные функции, связанные с коммуникациями и управлением персоналом;
• решены платформенные нюансы MAX (дедупликация повторных событий, корректная загрузка файлов), чтобы бот работал стабильно при высокой нагрузке.

Решение

Построена связка «бот для сотрудников + единая админ-панель», единая база данных формируется из различных источников (учетные системы, система лояльности, сетевые файлы, др.):

• Бот сотрудника в MAX и Telegram. Сотрудник открывает мессенджер и видит «Картину дня» — свои показатели смены с понятной цветовой индикацией, расшифровкой критериев и сравнением с сетевыми лидерами; раздел «Товары дня» с планом, фактом и остатками по своей аптеке; личный и топовый рейтинг; профиль с данными и статусом, свою заработную плату, включая премию и бонус нарастающим итогом за месяц.
• Автоматические рассылки без участия человека. Отчёт «Картина дня» уходит сотрудникам по расписанию — до нескольких раз в день, с учётом часового пояса и без дублей.
• Интерактивное обучение. Сотрудник сканирует QR-код на лекции — в боте появляется вопрос с вариантами ответа, результат сразу фиксируется и доступен администратору в выгрузке. Посещение обучения и эффективность продаж по теме обучения учитываются при расчете премии.
• Формирование рассылок/новостей сотрудникам с отложенной и регулярной отправкой, библиотекой шаблонов, выбором получателей с сегментацией по ролям и аптекам, сбором статистики.
• Единая админ-панель. Обеспечивает управление пользователями и заявками на доступ, рассылками и обучением. Для анализа в режиме реального времени доступны дашборды и отчеты с возможностью выгрузки в выбранном формате. 
• Ролевая модель. Логирование ключевых действий. Автотестирование системы для выявления форматологических ошибок в исходных данных.

Технологии

Python (FastAPI, asyncio), PostgreSQL + SQLAlchemy 2.0, APScheduler для планирования рассылок, интеграция с внутренним API аналитики продаж, JWT-аутентификация с ролевой моделью, боты на MAX Bot API и Telegram Bot API, структурированное логирование для контроля работы в проде.

Результат

• Единый цифровой канал коммуникации с сотрудниками сети в двух мессенджерах.
• Автоматическая ежедневная обратная связь по показателям смены — без участия руководителя.
• Прозрачные рейтинги и понятная мотивация: сотрудник видит себя, лидеров и топ сети в реальном времени.
• Обучение, как инструмент прямого управления продажами: лекции с QR-кодом и автоматическим сбором результатов.
• Система, которая превращает данные в понятные действия для руководителей, управляющих и сотрудников.