БлагоТруд — контроль смен

Контекст и задача

Для компании по предоставлению персонала каждая смена — это обязательство перед заказчиком и основание для расчётов. Сколько людей требовалось на объекте, сколько вышло, какие работы они выполняли и какую сумму нужно учесть — ответы должны сходиться по всем подразделениям.

В БлагоТруде справочники объектов, работ и ставок уже вели в Google Таблицах. Данные о выходе сотрудников требовали ручного сбора и подсчёта. Чем больше объектов и смен, тем сложнее собрать сопоставимые отчёты и вовремя увидеть недобор.

Мы разработали Telegram-бота, который связывает ввод данных на объекте с расчётами и управленческой сводкой. Ответственные работают в привычном мессенджере, руководство получает итоги по единым правилам.

Исследование

Разобрали рабочую таблицу и порядок сменной отчётности: юрлица заказчиков, подразделения, виды работ, ставки и список ответственных. У каждого подразделения свой набор работ, а для каждой работы действуют две ставки — заказчику и работнику.

Из этой структуры сформировали последовательность заполнения: объект → смена → работы → план и факт → проверка. Дневные и ночные итоги разделили, чтобы руководство видело результат каждой смены.

Таблицу сохранили как инструмент ведения справочников. Бот регулярно обновляет локальную копию данных: сотрудникам не требуется менять привычный способ управления ставками.

Решение

Отчёт прямо с объекта

Бот распознаёт ответственного по Telegram ID и открывает доступ только сотрудникам из списка. Пользователь выбирает юрлицо, подразделение и дневную или ночную смену. Затем вводит плановую и фактическую численность по видам работ. При необходимости указывает бригадира, менеджера и СПО.

Расчёты по единым ставкам

Для каждой позиции бот показывает отклонение от плана и умножает фактическую численность на соответствующие ставки. Так в одном отчёте формируются суммы для заказчика и работников. Перед отправкой можно проверить итог и исправить значения.

Один журнал для всех объектов

Отчёт получает номер и сохраняется в PostgreSQL и Google Таблице. Система фиксирует начало заполнения и отправку по московскому времени. Стандартная форма позволяет сопоставлять данные разных подразделений.

Сводки без ручного сведения

В 11:00 бот отправляет в канал руководства итоги ночной смены, в 23:00 — дневной. В сводке видны план, факт, общий итог и процент выполнения по подразделениям. Справочники работ, ставок и ответственных обновляются при запуске и каждые 12 часов.

Технологии

Telegram-бот написан на Python с aiogram 3. PostgreSQL, SQLAlchemy и Alembic отвечают за хранение данных; APScheduler — за сводки и синхронизации. Интеграция с Google Таблицами реализована через Google Sheets API и gspread. Для развёртывания используются Docker и GitLab CI/CD.

Результат

Полный цикл сменного отчёта работает в одном процессе: от численности на объекте до сумм и сводки руководителю. Ответственный вводит данные один раз; расчёты, сохранение и отправку итогов выполняет система.

Руководитель получает сопоставимую картину по подразделениям и видит отклонение от потребности в персонале. Данные для расчётов формируются по ставкам из общего справочника, а история отчётов остаётся в базе и рабочей таблице.

БлагоТруд получил инструмент контроля смен, который объединяет сотрудников на объектах и руководство без отдельного приложения и ручной сборки итоговых сообщений.