БлагоТруд — найм и кадровый учёт

Результаты подведены за пять месяцев пилотной эксплуатации; снижение потерь соискателей и доля автоматизированной рутины — оценки команды заказчика и исполнителя.

Контекст и задача

БлагоТруд занимается профессиональным наймом персонала для своих клиентов, в том числе привлечением иностранных работников. Каждого человека нужно провести через несколько процессов: принять обращение, проверить документы, оформить выход, сопровождать во время работы и корректно завершить сотрудничество.

Эту работу выполняли пять функциональных направлений. Учёт был распределён между примерно десятью Google-таблицами: отдельно соискатели, работающий персонал, документы на проверке, увольнения и уведомления в ГУ МВД.

По мере роста таблиц становилось сложнее отслеживать изменения, находить ошибки и контролировать передачу информации. Сроки сотрудники держали в голове. Для процессов с иностранными работниками пропущенное действие означало риск просрочки уведомления и штрафа.

Задача проекта — сделать движение каждой карточки управляемым: связать подразделения, закрепить ответственность, автоматизировать контроль сроков и уменьшить потери соискателей между этапами.

Исследование

Разобрали действующие таблицы, статусы, ответственных и источники привлечения. В серии интервью с руководителем подразделения восстановили работу каждого направления и точки передачи соискателя между сотрудниками.

На этой основе спроектировали связанные воронки, обязательные данные для переходов и правила автоматизации. Схему уточняли совместно с заказчиком, уделяя особое внимание проверке документов, уведомлениям в ГУ МВД и увольнению.

Главный вывод: контроль нужно встроить в сам процесс. Карточка должна попадать к следующему ответственному с необходимыми данными, а приближение срока и просрочка — становиться видимыми сотруднику и руководителю.

Решение

Единый путь соискателя и работника. На смарт-процессах Битрикс24 построили связанные воронки приёма обращений, оформления, сопровождения работающих сотрудников и увольнения. Входящие звонки и сообщения могут автоматически создавать карточки. Передача между стадиями и воронками выполняется автоматизациями с проверкой обязательных полей.

Отдельный контроль документов. Вспомогательные процессы аудита, уведомлений в ГУ МВД и патентов связаны с основной карточкой работника. Результаты проверок и обработки документов влияют на её дальнейшее движение.

Сроки под контролем системы. Настроили расчёт дедлайнов, создание дел и задач, напоминания ответственным и эскалацию руководителям. Проблемные карточки выделяются тегами или отдельными стадиями, чтобы команда могла вовремя вмешаться.

Автоматический обзвон и сообщения. Голосовые боты связываются с соискателями и работниками с патентами по заданным сценариям. Ответы записываются в карточку и определяют следующий шаг. Информация из разговора дублируется в мессенджер.

Прозрачная история и доступы. Значимые события дописываются в таймлайн карточки роботами и бизнес-процессами. Ролевая модель разграничивает работу сотрудников. Для совместной работы с заказчиком используются коллабы Битрикс24 с задачами и статусами.

Аналитика для руководителя. BI-отчётность показывает движение по воронкам и этапы, на которых теряются соискатели и работники. Команда получает основу для разбора конкретных проблемных участков процесса.

Технологии

• Битрикс24: облачная CRM, смарт-процессы, роботы, бизнес-процессы, задачи и коллабы.
• Манго-офис: подключение существующих телефонных номеров клиента через SIP.
• Робовойс: автоматический обзвон с передачей результатов в карточки.
• Wazzup24: сообщения соискателям и работникам в мессенджерах.
• BI Битрикс24: отчётность по воронкам и этапам оттока персонала.

Решение внедрено на встроенных инструментах и приложениях Битрикс24 без внешней серверной разработки.

Результат

БлагоТруд получил единую систему найма и кадрового сопровождения. Воронки, автоматизации, телефония, голосовые боты, мессенджеры и BI-отчётность введены в эксплуатацию.

За пять месяцев пилота доля просроченных уведомлений в ГУ МВД снизилась на 20%. По оценке команды, потери соискателей между этапами сократились на 15–20%, а около 30% рутинных операций выполняют автоматизации и голосовые боты.

При сохранении прежних сроков оформления работа стала прозрачнее: видно, на каком этапе находится человек, кто отвечает за следующий шаг и где возникает задержка. История изменений помогает разбирать ошибки, а аналитика — находить причины потерь.

Система помогает удерживать контроль над наймом и кадровыми обязательствами: доводить соискателей до оформления, вовремя выполнять обязательные действия и освобождать сотрудников от повторяющейся работы.

Следующий этап развития — интеграция взаиморасчётов с работниками и распознавание документов с помощью нейросетей.